中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2014-12-31發(fā)布2015-08-01實(shí)施

前       言

       本標(biāo)準(zhǔn)按照 GB／T 1. 1 — 2009 給出的規(guī)則起草 。
       本標(biāo)準(zhǔn)由北京市檔案局(館) 提出 。
       本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局歸口 。
       本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：北京市檔案局(館) 。
       本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：白巍 、單振宇 、楊中營(yíng) 、田雷 、張益民 。

2   規(guī)范性引用文件

       下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注 日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
       GB／T 2887 — 2011    計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范
       GB／T 11821 — 2002    照片檔案管理規(guī)范
       GB／T 17235. 1 — 1998    信息技術(shù)    連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼    第 1 部分：要求和指南
       GB／T 17235. 2 — 1998    信息技術(shù)    連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼    第 2 部分：一致性測(cè)試
       GB／T 18894    電子文件歸檔與管理規(guī)范
       GB／T 20163 — 2006    中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式
       DA／T 15 — 1995    磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
       DA／T 18 — 1999    檔案著錄規(guī)則
       DA／T 38 — 2008    電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3   術(shù)語(yǔ)和定義

       下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
    3. 1
        數(shù)碼照片    digitaIphotos
       用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶 、磁盤(pán) 、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱 讀 、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
    3. 2
        數(shù)碼照片檔案    digitaIphotographicrecords
       機(jī)關(guān) 、團(tuán)體 、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保 存的數(shù)碼照片。
    3. 3
        EXIF信息    exchangeabIeimagefiIeinformation
       數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過(guò)程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù) 。
       注：主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商 、型號(hào) 、拍攝日期和時(shí)間 、分辨率 、光圈 、快門 、感光度等信息。
    3. 4
       照片組    photosgroup
       有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。
       注：如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級(jí)文件夾內(nèi)。

4   歸檔

    4. 1   歸檔范圍
       4. 1. 1   記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.1   本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作 、重大活動(dòng) 、重要會(huì)議的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.2   本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng) 目 、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.3   領(lǐng)導(dǎo)人 、著名人物和國(guó)際友人參加與本單位 、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片。
                    4.1.1.4   本單位勞動(dòng)模范 、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片 。
                    4.1.1.5   本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。
       4. 1. 2   記錄本單位 、本地區(qū)重大事件 、重大事故 、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。
       4. 1. 3   記錄本地區(qū)地理概貌 、城鄉(xiāng)建設(shè) 、重點(diǎn)工程 、名勝古跡 、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。
       4. 1. 4   其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片 。
    4. 2   保管期限
       數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為 30年和 10年。
    4. 3   歸檔時(shí)間
       數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年 6 月底前完成歸檔。
    4. 4   歸檔要求
       4. 4. 1   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和 ExIF信息進(jìn)行修改和處理。
       4. 4. 2   對(duì)反映同一 內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼 照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰 、完整 。  反映同 一 場(chǎng)景的數(shù)碼照片 一 般只歸檔 一 張。
       4. 4. 3   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為 JPEG、TIFF或 RAW 格式，推薦采用 JPEG格式。
       4. 4. 4   歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說(shuō)明 。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由 、時(shí)間 、地點(diǎn) 、人物 、背景 、攝影者等要 素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。
       4. 4. 5   數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。
       4. 4. 6   歸檔時(shí)，應(yīng)參照 GB／T 18894— 2002對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí) 、完整 、可用和安全方面的鑒定 、檢測(cè)。

5   整理和著錄

    5. 1   分類和排列
       5. 1. 1   同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。
       5. 1. 2   同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列。
    5. 2   命名
       5. 2. 1   整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。
       5. 2. 2   數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?. 擴(kuò)展名”格式命名。 

                   保管期限代碼：分別用“YJ”“30”“10”代表永久 、30年 、10年。
                   年度：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

                   照片組號(hào)：為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開(kāi)始順序編號(hào) 。
                   張?zhí)枺簽?4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開(kāi)始順序編號(hào) 。
                   示例：
                   2009年某單位拍攝的一 組 xx工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一 組照片，保管期限為“永久”，存儲(chǔ)格式為 JPEG。則 該組第一 張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.ipg。
    5. 3   著錄
       數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目見(jiàn)附錄A，建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可參見(jiàn)附錄B。

6   存儲(chǔ)和保管

    6. 1   存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)
       數(shù)碼照片檔案可采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ) 。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼 照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限 、年度和照片組建立層級(jí)文件夾，并以保管期限 代碼、年度和照片組號(hào)命名層級(jí)文件夾。
       示例：
       某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的非系統(tǒng)分區(qū) D盤(pán)根目錄下，2009年該單位拍攝的一 組 xx工 作會(huì)議的數(shù)碼照片為 2009年第一 組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下：
       D：/數(shù)碼照片檔案/YJ/2009/0001/
    6. 2   存儲(chǔ)載體
       6. 2. 1   數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤(pán) 、磁帶和 一 次寫(xiě)光盤(pán)作為數(shù)碼 照片檔案長(zhǎng)期保存的存儲(chǔ)載體。
       6. 2. 2   數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)為一式 3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。
       6. 2. 3   存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別(封 存保管 、查閱利用 、異地保存) 、載體序號(hào) 、保管期限 、起始年度 、終止年度和存人日期等。
    6. 3   保管
       6. 3. 1   在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合 GB／T 2887— 2011的要求。
       6. 3. 2   離線存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA／T 15— 1995的要求。
       6. 3. 3   離線存儲(chǔ)在光盤(pán)上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA／T 38— 2008的要求。
       6. 3. 4   對(duì)存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行 一 次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
       6. 3. 5   對(duì)存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

7   利用和鑒定銷毀

    7. 1   利用
       數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時(shí)應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。

    7. 2   鑒定銷毀
       依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開(kāi)展鑒定、銷毀工作。

        m)  開(kāi)放狀態(tài)：本張照片是否開(kāi)放的標(biāo)記，開(kāi)放為“Y”，不開(kāi)放為“N”。