檔發(fā)〔2017〕2 號

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，有關(guān)計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案局：
       為加強國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目管理，切實做好國家重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)驗收工作，根據(jù)《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》《國家重點檔案保護與開發(fā)項目管理辦法》，我們制定了《國家重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)驗收辦法（試行）》。現(xiàn)印發(fā)給你們， 請遵照執(zhí)行。

2017 年 3 月 6 日

國家重點檔案 文件級目錄數(shù)據(jù)驗收辦法（試行）

第一章 總 則

       第一條 為做好國家重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)（以下簡稱目錄數(shù)據(jù)）驗收工作，確保目錄數(shù)據(jù)驗收工作的權(quán)威性、科學性和規(guī)范性，根據(jù)國家檔案局、財政部《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》和國家檔案局《國家重點檔案保護與開發(fā)項目管理辦法》，制定本辦法。

       第二條 本辦法所稱國家重點檔案文件級目錄，是指“十三五”時期各地通過開展國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目，向全國明清檔案資料目錄中心、全國民國檔案資料目錄中心和全國革命歷史檔案資料目錄中心（以下簡稱目錄中心）報送的國家需要永久保存的珍貴檔案文件級目錄。

       第三條 本辦法適用于目錄數(shù)據(jù)的自查、審核與驗收。

       第四條 目錄數(shù)據(jù)驗收工作在國家檔案局統(tǒng)一領(lǐng)導下，由目錄中心和各級檔案部門分級負責。目錄中心負責目錄數(shù)據(jù)的驗收工作，省級檔案部門（含計劃單列市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團，下同）負責本地區(qū)目錄數(shù)據(jù)的審核、匯總和向目錄中心報送工作，承擔目錄報送任務(wù)的各檔案館負責本館報送目錄數(shù)據(jù)的自查工作。

       第五條 目錄的驗收以數(shù)據(jù)為主，采取數(shù)據(jù)驗收與實地檢查相結(jié)合的方式進行。

第二章 驗收程序

       第六條 承擔目錄報送任務(wù)的檔案館要做好目錄數(shù)據(jù)報送前的自查工作，每年 11 月底前將通過自查的目錄數(shù)據(jù)、審核申請和工作情況報告報所在地區(qū)省級檔案部門審核。
       第七條 省級檔案部門要做好本地區(qū)各檔案館報送目 錄數(shù)據(jù)的審核匯總工作，每年 12 月底前將通過審核的目錄數(shù)據(jù)、驗收申請及目錄采集審核工作情況報告，分別報各目錄中心驗收。對未通過審核的目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)退回報送單位， 并指導其進行修改。
       第八條 目錄中心要做好省級檔案部門報送目錄數(shù)據(jù)的驗收工作，并將通過驗收的目錄數(shù)據(jù)導入數(shù)據(jù)庫。對未通過驗收的目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)退回省級檔案部門，并指導其進行修改。目錄中心應(yīng)于每年 3 月底前完成上年度目錄數(shù)據(jù)的驗收工作。
       第九條 年度目錄數(shù)據(jù)驗收工作完成后，目錄中心應(yīng)將驗收結(jié)果報國家檔案局備案，并向國家檔案局提交年度驗收工作情況報告。
       第十條 國家檔案局根據(jù)目錄中心的驗收工作情況報告，對各地目錄數(shù)據(jù)的上報、自查、審核、驗收工作進行抽查，并組織目錄中心對有關(guān)檔案目錄進行實地核查。

第三章 驗收要求

       第十一條 目錄數(shù)據(jù)的審核與驗收主要以抽檢方式進行。抽檢數(shù)量不得低于最低抽檢比例要求，抽檢的目錄數(shù)據(jù)要有代表性，要覆蓋全部報送全宗。目錄數(shù)據(jù)的抽檢差錯率低于最高差錯率的可判定為通過驗收，高于最高差錯率的判定為未通過驗收。
       第十二條 省級檔案部門進行審核時，明清檔案的最低抽檢比例為 20%，最高差錯率為 5%；民國檔案的最低抽檢比例為 10%，最高差錯率為 0.3%；革命歷史檔案的最低抽檢比例為 15%，最高差錯率為 0.3%。
       第十三條 目錄中心進行驗收時，明清檔案的最低抽檢比例為 5%，最高差錯率為 5%；民國檔案的最低抽檢比例為2%，最高差錯率為 0.3%；革命歷史檔案的最低抽檢比例為10%，最高差錯率為 0.3%。
       第十四條 在審核與驗收時，應(yīng)依據(jù)有關(guān)目錄數(shù)據(jù)采集具體要求，重點檢查下列內(nèi)容：
       （一）目錄數(shù)據(jù)是否屬于報送范圍。檢查文件題名、文件形成時間和責任者等信息，判斷是否屬于目錄中心接收范圍。
       （二）目錄數(shù)據(jù)所有必要項目是否已按要求進行著錄。
       （三）文件題名是否符合著錄要求。要檢查文件題名是否清晰，要素是否完整，是否準確體現(xiàn)檔案內(nèi)容。
       （四）著錄項內(nèi)容是否規(guī)范。要檢查著錄內(nèi)容是否有錯漏字，時間格式、數(shù)字格式、機構(gòu)簡稱等是否符合要求。
       （五）控制使用標識填寫是否正確。要檢查應(yīng)控制使用檔案是否已按要求標注了控制使用標識，還要檢查非控制使用檔案是否存在按控制使用檔案進行標注的問題。
       （六）目錄數(shù)據(jù)是否存在重復上報。要檢查檔號、文件題名等是否重復，是否存在同一目錄多次上報問題。
       （七）文件格式、軟件版本是否符合要求，目錄數(shù)據(jù)是否已匯總為一個DBF 文件。
       第十五條 目錄數(shù)據(jù)未通過審核的，承擔目錄報送任務(wù)的檔案館應(yīng)將目錄數(shù)據(jù)修改后，在審核截止時間前向各省級檔案部門申請再次審核。
       第十六條 目錄數(shù)據(jù)未通過驗收的，省級檔案部門應(yīng)重新審核目錄數(shù)據(jù)并組織修改，在驗收截止時間前向目錄中心申請再次驗收。
       第十七條 目錄中心、省級檔案部門和承擔目錄報送任務(wù)的檔案館應(yīng)注意把握時間節(jié)點，確保按時完成有關(guān)工作。
       第十八條 目錄中心、省級檔案部門和承擔目錄報送任務(wù)的檔案館，應(yīng)認真整理并妥善保存驗收工作中形成的有關(guān)材料和記錄。

第四章 附 則

       第十九條 目錄中心和省級檔案行政管理部門可以依據(jù)本辦法，結(jié)合工作實際，制定具體實施細則。
       第二十條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

       第二十一條 本辦法自 2017 年 3 月 10 日起施行。