國家檔案局關(guān)于印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》的通知

檔發(fā)[2012] 7號

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、 館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國家機(jī)關(guān)各部委 檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、 解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部 門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：
       《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國家電子文件管理部 際聯(lián)席會議第二次會議和國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況遵照執(zhí)行。

2012年8月29日

       抄送：國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室。 各副省級市檔案局館。

       國家檔案局辦公室秘書處2012年9月5日印發(fā)

電子檔案移交與接收辦法

第一章總 則

       第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
       第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
       第三條 移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密安全的要求。
       第四條 各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。

第二章電子檔案移交

       第五條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級國家綜合檔案館移交。
       第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向 同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng) 延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規(guī)定。
       第七條 電子檔案移交的基本要求：
       （一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML 的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；
       （二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
       （三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù) 據(jù)中著錄相關(guān)信息；
       （四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一起移交；
       （五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。
       第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔 案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
       第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。
       第十條 離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：
       （一） 移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；
       （二） 移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個裝盒;
       （三） 移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測；
       （四） 存儲電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其 內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見附件1）;
       （五） 移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)見附件2。
       第十一條 在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要求相 適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔 案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的 存儲結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光盤的實(shí)際容量。
       第十二條 檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn) 行檢驗(yàn)，合格后方可移交。

第三章 電子檔案接收

       第十三條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。
       第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、 辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
       第十五條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。
       第十六條 電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。
       第十七條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、 存儲等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。
       第十八條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。
       第十九條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載體保存5 年以上。
       第二十條 國家綜合檔案館對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T15《磁性載體 檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理。

第四章附 則

       第二十一條 本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執(zhí)行。
       第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
       第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件1

電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容

       載體標(biāo)識：全宗號一年度一載體順序號。
       載體盒標(biāo)注：全宗號、年度、載體順序號、數(shù)據(jù)量、密級、保 管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等。
       1.全宗號是檔案館分配給立檔單位的編號；
       2.年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如2001年至2006年即標(biāo)定 為 2001/2006；
       3.載體順序號是電子檔案載體排列的順序號，由阿拉伯?dāng)?shù)字 組成；
       4.數(shù)據(jù)量是載體內(nèi)檔案存儲容量；
       5.密級按存儲在載體內(nèi)電子檔案的密級標(biāo)注，保管期限按存 儲在載體內(nèi)電子檔案的保管期限標(biāo)注；
       6.存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日， 如2011年2月8日即寫為20110208;
       7.運(yùn)行環(huán)境即識別或操作電子檔案的軟、硬件平臺；

       8.套別是指檔案館存儲電子檔案載體的套號，用大寫英文字 母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地備份。

附件2

電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)

       移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)如下圖所示：

       （一）說明文件命名為“說明文件.TXT”，一個載體只有一個 說明文件，存放本載體有關(guān)信息，包括載體參數(shù)（如載體容量、載 體類型等）、載體編號、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查 單位、讀取本載體內(nèi)檔案所需要的軟硬件環(huán)境及其他各種有助于說明本載體的信息。

       （二）目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級描述或案卷級描述（將標(biāo)識中的 “文件”二字改為“案卷”），每個條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等內(nèi)容。目錄文件XML信息格式如下（encoding屬性值可以是 “GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”）：

       <?xml version=" 1.0" encoding="GB 18030"?>
       〈文件目錄〉
       〈文件〉
       〈順序號〉      〈/順序號〉
       〈檔號〉          〈/檔號〉
       〈責(zé)任者〉       〈/責(zé)任者〉
       〈題名〉          〈/題名〉
       〈日期〉          〈/日期〉
       〈密級〉          〈/密級〉
       〈電子檔案名稱〉   〈/電子檔案名稱〉
       〈備注〉          〈/備注〉

       〈/文件〉

         ·········

       〈文件〉

         ·········

       〈/文件〉
       〈/文件目錄〉
       （三） 電子檔案文件夾命名為“電子檔案”，存放電子檔案及其元數(shù)據(jù)，一般按年度一類別一文件的層次設(shè)置文件夾。根據(jù)檔案整理和分類方法以及實(shí)際情況可對存儲結(jié)構(gòu)中的類別、案卷、文件等層級進(jìn)行取舍。

       （四） 其他文件夾命名為“其他”，存放各種其他存入載體的文件, 主要包括：所釆用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、文件 命名規(guī)則、XML模式及交接信息（包含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元 數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件）等等， 這些文件應(yīng)采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。

附件3

電子檔案移交與接收登記表

交接工作名稱
內(nèi)容描述
移交電子檔案數(shù)量		移交數(shù)據(jù)量
載體起止順序號		移交載體類  型、規(guī)格
檢驗(yàn)內(nèi)容	單位名稱
	移交單位：		接收單位：
準(zhǔn)確性檢驗(yàn)
完整性檢驗(yàn)
可用性檢驗(yàn)
安全性檢驗(yàn)
載體外觀檢驗(yàn)
填表人（簽名）	年   月   日		年   月   日
審核人（簽名）	年   月   日		年   月   日
單位（印章）	年   月   日		年   月   日

       填寫說明：

       1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號、移交檔案的年度、批次 等內(nèi)容描述本次交接工作。
       2.內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方 式、過程等說明事項(xiàng)。
       3.移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。
       4.移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。
       5.載體起止順序號：在線移交時，按載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié) 構(gòu)組織數(shù)據(jù)，并標(biāo)其順序號。
       6.移交載體類型、規(guī)格：在線移交時，填寫“在線”。
       7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前 后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫檢驗(yàn)方法。
       8.完整性檢驗(yàn)：移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)
       9.可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。
       10.安全性檢驗(yàn)：對計算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測。
       11.載體外觀檢驗(yàn)：檢查載體標(biāo)識、有無劃痕、是否清潔等。