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時間:2022-11-15 來源:原創(chuàng) 人氣:1503
國家檔案局關(guān)于印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館,各計劃單列市檔案局、 館,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館,中央和國家機(jī)關(guān)各部委 檔案部門,各中央企業(yè)檔案部門,總參辦公廳保密檔案局、 解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室,各人民團(tuán)體檔案部 門,中國照片檔案館,中國人民大學(xué)檔案學(xué)院:
《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國家電子文件管理部 際聯(lián)席會議第二次會議和國家檔案局局務(wù)會議審議通過,現(xiàn)印發(fā)給你們,請結(jié)合本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況遵照執(zhí)行。
抄送:國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室。 各副省級市檔案局館。
國家檔案局辦公室秘書處2012年9月5日印發(fā)
電子檔案移交與接收辦法
第一章總 則
第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,保存黨和國家歷史記錄,促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用,按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二章電子檔案移交
第五條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,應(yīng)當(dāng)向同級國家綜合檔案館移交。
第三章 電子檔案接收
第十三條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺,進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。
第四章附 則
第二十一條 本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館,其他單位和檔案館可參照執(zhí)行。
附件1
電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容
載體標(biāo)識:全宗號一年度一載體順序號。8.套別是指檔案館存儲電子檔案載體的套號,用大寫英文字 母A、B、C表示。A表示封存保管,B表示查閱利用,C表示異地備份。
附件2
(二)目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”,存放有關(guān)檔案的目錄信息,目錄文件與每份電子檔案相對應(yīng),根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級描述或案卷級描述(將標(biāo)識中的 “文件”二字改為“案卷”),每個條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等內(nèi)容。目錄文件XML信息格式如下(encoding屬性值可以是 “GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”):
<?xml version=" 1.0" encoding="GB 18030"?>〈/文件〉
·········
〈文件〉
·········
(四) 其他文件夾命名為“其他”,存放各種其他存入載體的文件, 主要包括:所釆用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、文件 命名規(guī)則、XML模式及交接信息(包含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元 數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等等, 這些文件應(yīng)采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。
附件3
電子檔案移交與接收登記表
交接工作名稱
內(nèi)容描述
移交電子檔案數(shù)量
移交數(shù)據(jù)量
載體起止順序號
移交載體類
型、規(guī)格
檢驗(yàn)內(nèi)容
單位名稱
移交單位:
接收單位:
準(zhǔn)確性檢驗(yàn)
完整性檢驗(yàn)
可用性檢驗(yàn)
安全性檢驗(yàn)
載體外觀檢驗(yàn)
填表人(簽名)
年 月 日
年 月 日
審核人(簽名)
年 月 日
年 月 日
單位(印章)
年 月 日
年 月 日
填寫說明:
1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號、移交檔案的年度、批次 等內(nèi)容描述本次交接工作。
2.內(nèi)容描述:交接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方 式、過程等說明事項(xiàng)。
3.移交電子檔案數(shù)量:交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。
4.移交數(shù)據(jù)量:一般以GB為單位,精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。
5.載體起止順序號:在線移交時,按載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié) 構(gòu)組織數(shù)據(jù),并標(biāo)其順序號。
6.移交載體類型、規(guī)格:在線移交時,填寫“在線”。
7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn):檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前 后數(shù)據(jù)的一致性,可填寫檢驗(yàn)方法。
8.完整性檢驗(yàn):移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)
9.可用性檢驗(yàn):檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。
10.安全性檢驗(yàn):對計算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測。
11.載體外觀檢驗(yàn):檢查載體標(biāo)識、有無劃痕、是否清潔等。
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