1. 主題及適用范圍

       本規(guī)范規(guī)定了公務(wù)禮品檔案的定義及收集、保管、利用的管理方法。本規(guī)范適用于本行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)，人民團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會組織可參照執(zhí)行。

2. 引用規(guī)范性文件

       GB/T3792。5-85檔案著錄規(guī)則
       GB/T13968-92檔案交接文據(jù)格式
       DA/T15-95磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
       GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范

       湖南省省級領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)禮品管理辦法（試行）

3. 術(shù)語

    3.1 公務(wù)禮品
          黨政機關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位和單位領(lǐng)導(dǎo)同志在公務(wù)活動中接受的具有職務(wù)性的禮品和紀(jì)念品。
    3.2 公務(wù)禮品檔案
          能對公務(wù)活動起到印證作用，具有政治性、紀(jì)念性、藝術(shù)性，有保存價值，經(jīng)過系統(tǒng)整理的公務(wù)禮品實物及其附件、文字說明材料，如工藝品、模型、紀(jì)念牌匾、紀(jì)念杯、錦旗、雕塑、徽章、古董、字畫、郵票、音像制品、領(lǐng)導(dǎo)同志簽字題詞等。
          公務(wù)禮品檔案具有直觀性和多樣性的特點，包含極大的社會價值，與文書檔案共同形成了社會公務(wù)活動的記錄鏈，發(fā)揮著其他檔案不可替代的憑證、情報和參考作用，是國家檔案資源的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富。

4. 職責(zé)

       各單位應(yīng)重視對公務(wù)禮品檔案的管理，加強領(lǐng)導(dǎo)，將公務(wù)禮品檔案納入本單位檔案體系、統(tǒng)一管理。禮品的受贈部門或個人對受贈的公務(wù)禮品具有暫管的義務(wù)，并應(yīng)配合做好公務(wù)禮品檔案的歸檔工作，不能據(jù)為已有。各單位必須明確本單位公務(wù)禮品管理部門，可指定單位檔案部門作為本單位公務(wù)禮品管理部門，對外交往、交流較多的，如各級黨委辦公廳（室）、人大辦公廳（室）、政府辦公廳（室）、政協(xié)辦公廳（室），外事辦等單位，也可指定一個所屬其他相關(guān)單位具體負(fù)責(zé)公務(wù)禮品的管理。公務(wù)禮品管理部應(yīng)做好本單位公務(wù)禮品的收集、歸檔、保管和移交工作，未被指定為本單位公務(wù)禮品檔案保管部門的檔案室也應(yīng)加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)，配合做好移交工作。國家檔案行政管理部門應(yīng)對本行政區(qū)域內(nèi)公務(wù)禮品檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。各級國家綜合檔案館是公務(wù)禮品檔案的永久保存基地，必須積極主動做好公務(wù)禮品檔案的接收、管理和利用工作。

5. 歸檔和不歸檔的范圍

    5.1 歸檔范圍
          5.1.1外國領(lǐng)導(dǎo)人或者國家機構(gòu)、國際組織、以及著名外國友人來本地區(qū)或本單位參觀訪問贈送的禮品、紀(jì)念品或簽字品；
          5.1.2國際組織在本地區(qū)或本單位召開重要會議、舉行重大活動贈送的禮品或紀(jì)念品；
          5.1.3有關(guān)國家機關(guān)、黨委或政府、團(tuán)體組織在本地區(qū)或本單位召開重要會議、舉行重大活動贈送的禮品或紀(jì)念品；
          5.1.4本單位組團(tuán)出國（境）參觀訪問接受的集體禮品或紀(jì)念品；
          5.1.5本單位在國內(nèi)公務(wù)活動中接受的集體禮品或紀(jì)念品；
          5.1.6本單位舉行重大活動、召開重要會議接受外地外機關(guān)贈送的禮品或紀(jì)念品；
          5.1.7其他應(yīng)當(dāng)列為公務(wù)禮品檔案的禮品或紀(jì)念品。

    5.2 不歸檔范圍

          5.2.1專業(yè)用品、設(shè)備器材以及具有科研價值的禮品；
          5.2.2食品類、動植物類等不宜長期保管的禮品。

6. 歸檔工作要求

    6.1 各單位公務(wù)禮品管理部門必須明確公務(wù)禮品檔案的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本單位公務(wù)禮品的收集、歸檔及移交工作。
    6.2 歸檔時間
          應(yīng)歸檔的公務(wù)禮品應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后，由受贈人或承辦人立即向本單位公務(wù)禮品管理部門歸檔。由于特殊原因，確需在有關(guān)部門暫時保管的，也應(yīng)先辦理歸檔手續(xù)后，再辦理借用手續(xù)。
    6.3 歸檔時雙方應(yīng)辦理交接簽字手續(xù)，認(rèn)真填寫《公務(wù)禮品歸檔信息表》（附件1），做到一物一表，此表應(yīng)在兩聯(lián)中間加蓋公務(wù)禮品管理部門騎縫章?！豆珓?wù)禮品歸檔回執(zhí)》由移交單位或個人作為移交憑證保管?！豆珓?wù)禮品歸檔信息表》由公務(wù)禮品管理部門在該公務(wù)禮品向國家綜合檔案館移交后，向單位檔案管理部門歸檔。此表的整理以年度為單位，按流水號順序排列。
    6.4 歸檔的公務(wù)禮品應(yīng)保持整潔、無破損，任何部門、個人不得占為已有、損壞或轉(zhuǎn)贈。
    6.5 各單位公務(wù)禮品管理部門應(yīng)對歸檔的公務(wù)禮品進(jìn)行檢查，確保公務(wù)禮品符合歸檔要求，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)在采取補救措施后再行歸檔。

7. 公務(wù)禮品檔案的移交

    7.1 各級國家綜合檔案館是公務(wù)禮品檔案永久保存基地，凡列入同級國家綜合檔案館進(jìn)館范圍的立檔單位，所形成的公務(wù)禮品檔案都應(yīng)移交同級國家綜合檔案館。
    7.2 公務(wù)禮品檔案的移交遵循“即時移交，整理后移”的原則，各單位公務(wù)禮品管理部門應(yīng)在公務(wù)禮品歸檔后立即通知同級國家綜合檔案館，檔案館在接到通知3個工作日內(nèi)進(jìn)行接收。
    7.3 各級國家綜合檔案館應(yīng)派2人以上赴移交單位接收公務(wù)禮品檔案。
    7.4 對于那些由于體積較大等原因不適合接收進(jìn)館或者對于移交單位有特殊作用需要暫時在移交單位留存的公務(wù)禮品檔案，也應(yīng)先辦理移交進(jìn)館的手續(xù)，再辦理借用手續(xù)。
    7.5 移交時，雙方應(yīng)清點后辦理嚴(yán)格的交接簽字手續(xù)，填寫《公務(wù)禮品檔案移交文據(jù)》（附件2）。移交文據(jù)一式兩份，移交單位和接收單位各保存一份，與移交的公務(wù)禮品相對應(yīng)的《公務(wù)禮品歸檔信息表》復(fù)印1套作為附件附在移交文據(jù)后。
    7.6 自移交日起兩個月內(nèi)，檔案館須向移交單位反饋《公務(wù)禮品檔案整理情況反饋表》（附件3）。
    7.7 經(jīng)各級國家綜合檔案館鑒定，不需移交進(jìn)館的公務(wù)禮品檔案，將于整理情況反饋時，返回給移交單位，返回時應(yīng)雙方到場清點后辦理交接簽字手續(xù)，填寫移交文據(jù)。返回的公務(wù)禮品由各單位自行保管。
    7.8 在公務(wù)禮品檔案移交、反饋、返回過程中形成的文據(jù)，移交單位都應(yīng)歸檔保存。

    7.9 接收公務(wù)禮品檔案后，應(yīng)當(dāng)日入庫，接收人員不得私自存留。入庫時參與接收的2人都必須到場，辦理入庫手續(xù)，填寫《公務(wù)禮品檔案入庫登記表》（附件4），一式兩份，移交人及接收人各保存一份，接收時形成的對應(yīng)的《公務(wù)禮品檔案移交文據(jù)》作為附件附在入庫登記表后。

8. 公務(wù)禮品檔案移交進(jìn)館后的整理

    8.1 公務(wù)禮品檔案的保管期限全部定為永久。
    8.2 公務(wù)禮品檔案以件為單位進(jìn)行整理（成套禮品為一件）。根據(jù)載體不同分為七大類：紙質(zhì)類、金屬類、木質(zhì)類、瓷器類、纖維類、玉石類和其他類。
          8.2.1紙質(zhì)類包括書籍、字畫、郵品等，編號時數(shù)字代碼01；
          8.2.2金屬類包括銅器、鐵器、金銀器、錫器、金屬幣等，編號時數(shù)字代碼02；
          8.2.3木質(zhì)類包括木器、竹器、根雕、植物標(biāo)本等，編號時數(shù)字代碼03；
          8.2.4瓷器類包括陶器、紫砂器、磚瓦、瓷器、玻璃器、泥塑等，編號時數(shù)字代碼04；
          8.2.5纖維類包括絲、毛、棉、麻、草等，編號時數(shù)字代碼05；
          8.2.6玉石類包括玉器、石器、寶石等，編號時數(shù)字代碼06；
          8.2.7其他類包括骨雕、塑料制品等，編號時數(shù)字代碼07。
    8.3 公務(wù)禮品檔案的排列：以分類結(jié)合進(jìn)館時間排列。
    8.4 公務(wù)禮品檔案的編號
          館編檔號應(yīng)按照分類方案及排列順序編制。由分類號、全宗號、年度、件號組成，中間用橫杠連接。年度使用四位，如2011年表示為2011，件號為年度內(nèi)公務(wù)禮品檔號進(jìn)館順序編制的自然流水號。格式如下：分類號—全宗號—年度一件號。
    8.5 公務(wù)禮品的標(biāo)注：每件公務(wù)禮品檔案均應(yīng)蓋檔號章（附件5），將檔號章蓋在標(biāo)簽上，標(biāo)簽貼于禮品的下方或其他不影響禮品品相的適當(dāng)位置。
    8.6 公務(wù)禮品檔案的編目
          檔案館應(yīng)為公務(wù)禮品檔案編制目錄，目錄包括館編檔號、類別、名稱、數(shù)量、受贈單位、受贈人、贈送者、受贈日期、存放地點、參見號、備注等，格式見附件6。
          8.6.1贈送者為單位的，填寫單位的規(guī)范稱呼，為個人的，填寫單位及個人姓名；
          8.6.2存放地點填寫檔案存放位置；
          8.6.3參見號填寫照片檔案參見號。
    8.7 公務(wù)禮品檔案入庫后應(yīng)拍攝照片，每件照片數(shù)量不得少于5張，從正面、側(cè)面、整體、細(xì)節(jié)、特征等不同角度反映公務(wù)禮品檔案的全貌。所拍照片作為照片檔案管理，與公務(wù)禮品檔案之間要建立可靠、準(zhǔn)確的互見關(guān)系。
    8.8 公務(wù)禮品檔案的信息登記
          檔案館應(yīng)對公務(wù)禮品檔案的相關(guān)信息進(jìn)行登記，逐項認(rèn)真填寫《公務(wù)禮品檔案信息卡》（附件7），一件一卡，并應(yīng)根據(jù)該卡建立公務(wù)禮品檔案數(shù)據(jù)庫。

9. 公務(wù)禮品檔案在檔案館的保管

    9.1 公務(wù)禮品檔案除大型的外，應(yīng)按件獨立存放在專門的柜架中，不得摞放、堆放。
    9.2 公務(wù)禮品檔案的管理實行館長、征收保管部門負(fù)責(zé)人、專管人員三級責(zé)任制。應(yīng)將公務(wù)禮品檔案管理納入相關(guān)人員崗位職責(zé)，并保持人員相對穩(wěn)定。
    9.3 公務(wù)禮品檔案應(yīng)設(shè)立專門庫房，庫房的監(jiān)控等安全保護(hù)措施要求應(yīng)高于一般庫房。公務(wù)禮品檔案根據(jù)不同載體分為紙質(zhì)類禮品檔案保管區(qū)；金屬類禮品檔案保管區(qū)；木質(zhì)類禮品檔案保管區(qū)；瓷器類禮品檔案保管區(qū)；纖維類禮品檔案保管區(qū)；玉石類禮品檔案保管區(qū)；其他類禮品檔案保管區(qū)七大區(qū)進(jìn)行管理。
    9.4 公務(wù)禮品檔案庫房實行雙人雙鎖、雙進(jìn)雙出制度，鑰匙分別由專管人員、征收保管部門負(fù)責(zé)人保管，專管人員鑰匙平時存放在專管人員所在辦公室加鎖的柜具內(nèi)，嚴(yán)禁下班隨身帶走；備用鑰匙由征收保管部門負(fù)責(zé)人保管。所有鑰匙都應(yīng)嚴(yán)加管理，嚴(yán)禁擅自配置或轉(zhuǎn)交他人，一旦丟失，應(yīng)立即報告換鎖。
    9.5 應(yīng)根據(jù)公務(wù)禮品檔案的材質(zhì)提供適合的保管保護(hù)條件。特別重要的設(shè)立專柜保管，珍貴禮品需密封保存的，要加密封透明裝具，極其珍貴的禮品，應(yīng)進(jìn)行特殊保管。
    9.6 館內(nèi)其他人員進(jìn)入公務(wù)禮品檔案庫房須填寫《非專管人員進(jìn)入專管庫房登記表》（附件8），經(jīng)過征收保管部門負(fù)責(zé)人同意并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦事登記備案手續(xù)后，在專管人員陪同下進(jìn)入庫房。所有進(jìn)出公務(wù)禮品檔案庫房的人員須穿鞋套。
    9.7 嚴(yán)禁攜帶箱包、攝像機、照相機等物品進(jìn)入公務(wù)禮品檔案庫房，嚴(yán)禁在公務(wù)禮品檔案庫房內(nèi)使用手機。
    9.8 每年要對公務(wù)禮品檔案庫房進(jìn)行一次全面的盤點清查，核對目錄與實物及實物存放位置。
    9.9 每年應(yīng)向同級公務(wù)禮品管理工作協(xié)調(diào)小組或同級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)報告公務(wù)禮品檔案的管理情況。

    9.10 專管人員換崗時，交接雙方必須在征收保管部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，共同清點核查庫房內(nèi)所有公務(wù)禮品檔案，并填寫《公務(wù)禮品檔案庫房專管人員換崗交接表》（附件9），履行交接手續(xù)。

10. 公務(wù)禮品檔案的利用

    10.1 各級國家綜合檔案館要充分發(fā)揮公務(wù)禮品檔案的作用，開辟專門的公務(wù)禮品檔案展室，有效開展利用工作，并應(yīng)對禮品檔案實施數(shù)字化處理，提供網(wǎng)上利用。
    10.2 公務(wù)禮品檔案庫房不得對外開放參觀。
    10.3 公務(wù)禮品檔案入庫后，不得贈送、調(diào)撥、交換、出售。
    10.4 凡移交公務(wù)禮品檔案的單位在慶祝、紀(jì)念、展覽或科研等活動中可以利用本單位已移交進(jìn)館的公務(wù)禮品檔案并享有優(yōu)先使用權(quán)。除移交單位、檔案館以外的單位要使用公務(wù)禮品檔案的照片和文字資料的，須經(jīng)原移交單位和檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批。
    10.5 利用公務(wù)禮品檔案原則上只能使用照片或復(fù)制件，一般不得外借。如特殊情況確需使用公務(wù)禮品檔案原件，應(yīng)寫明利用目的，填寫《公務(wù)禮品檔案借用審批表》（附件10），經(jīng)移交單位及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方能辦理借用手續(xù)，并填寫《公務(wù)禮品檔案借用登記表》（附件11）。
    10.6 借展單位必須確保公務(wù)禮品檔案的安全并按期歸還。歸還公務(wù)禮品檔案時，管理人員應(yīng)對歸還的公務(wù)禮品檔案仔細(xì)檢查，核查無誤后方可簽字收回并立即入庫。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告檔案館領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行補救并追究責(zé)任。

    10.7 對違反規(guī)定處置公務(wù)禮品檔案和失職、瀆職造成公務(wù)禮品檔案缺失、毀損的，依紀(jì)依法追究責(zé)任。