全宗卷規(guī)范(DA/T12-2012)

時間：2022-11-17 來源：原創(chuàng) 人氣：1840

中華人民共和國國家檔案局2012-11-15發(fā)布2013-01-01實施

前言

本標準按照 GB/T 1．1 — 2009 給出的規(guī)則起草。
本標準代替 DA/T 12 — 1994《全宗卷規(guī)范》。
本次修訂，依據(jù) GB/T 1．1 — 2009《標準化工作導則第 1 部分:標準的結構和編寫》，對原標準的表述方式和書寫格式進行了修改：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對原標準中"全宗卷主要內(nèi)容，和"全宗卷的整理，的內(nèi)容做了較大修改，新增了"術語和定義，和"卷盒及目錄格式，兩章內(nèi)容：根據(jù)館(室) 藏檔案管理工作的實際需要，新增了"綜合全宗卷，的內(nèi)容規(guī)定。
本標準由國家檔案局提出。
本標準由國家檔案局歸口。
本標準起草單位：湖北省檔案局(館) 。
本標準主要起草人：呂炎生、宋剛、焦光生、胡陶君。
本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為：
DA/T 12 — 1994。

全宗卷規(guī)范

1 范圍

本標準規(guī)定了全宗卷的編制原則、內(nèi)容構成、整理方法和基本格式。
本標準適用于各級各類檔案館和檔案室。

2 規(guī)范性引用文件

   下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
   GB／T 9705 文書檔案案卷格式
   GB／T 13967 全宗單
   DA／T 1 檔案工作基本術語
   DA／T 14 全宗指南編制規(guī)范
   DA／T 18 檔案著錄規(guī)則
   DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則

3 術語和定義

   下列術語和定義適用于本標準。
3. 1
   全宗卷 fondsdescriptivefile
   由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。
3. 2
   綜合全宗卷 synthesizefondsdescriptivefile
   由記錄和說明多個全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料組成的專門案卷，是管理館 (室) 藏檔案的重要工具。
3. 3
   全宗屬類 fondscategory
   館藏量較大的檔案館，根據(jù)館藏全宗的歷史時期、機構性質、機構級別等特征，對全宗進行的屬性分類。檔案館通常對全宗屬類賦予特定的標識，作為全宗編號的屬性代碼。

4 全宗卷編制原則

  4. 1 檔案館(室) 應以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關文件材料。
  4. 2 全宗卷中收集的文件材料應做到齊全、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。
  4. 3 全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規(guī)范。
  4. 4 綜合全宗卷可以按館(室) 藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進行編制，收集、保管在檔案管理過程中以館(室) 藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗等多個全宗為對象形成的相關文件材料。

5 全宗卷的內(nèi)容構成

5. 1 全宗(館藏) 介紹類：全宗指南(全宗介紹) 、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。

  5. 2 檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案(資料) 交接文據(jù)及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等。
  5. 3 檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等。
  5. 4 檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄 (清冊) 等。
  5. 5 檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(搶救)、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等。
  5. 6 檔案統(tǒng)計類：檔案基礎統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。
  5. 7 檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。
  5. 8 新技術應用類：應用現(xiàn)代技術管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案(文件) 創(chuàng)建和應用環(huán)境(硬件和軟件) 及數(shù)據(jù)格式說明等。
  5. 9 綜合全宗卷：管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務工作規(guī)范和管理制度，5. 1~5. 8 中涉及多個全宗的文件材料。

6 全宗卷的整理

  6. 1 文件材料裝訂。文件材料以件為單位進行裝訂。
  6. 2 文件材料分類。屬于同一全宗卷的文件材料，按本標準第 5 章“全宗卷構成”中 5．1~5．8 進行分類。
  6. 3 文件材料排序。文件材料分人不同類目后，按形成時間順序排列。新增文件材料插人相關類目，向后接續(xù)排列。
  6. 4 文件材料編號。在文件材料首頁上方的空白處進行編號。文件材料的編號由全宗號— 類號— 件號三部分組成。
6. 4. 1 全宗號填寫文件材料所屬全宗的編號。綜合全宗卷的全宗號，填寫檔案館(室) 編號或檔案屬類代號。
6. 4. 2 類號填寫 5. 1~5. 8 的序號。
6. 4. 3 件號填寫文件材料在相關類目中的流水排列序號。
編號舉例：
   SZ1 — 1 — 2(中共湖北省委全宗，全宗介紹類，第 2 件)
  6. 5 編制文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編制文件目錄。目錄格式見 8. 2。新增文件材料在相關類目中接續(xù)編制目錄。當相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時，應在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間。
  6. 6 文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時，可按分類編號順序裝人數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應填寫卷盒封面和脊背。卷盒式樣見 8. 1。
  6. 7 編制全宗卷盒號。全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒排列順序編制流水號。綜合全宗卷單獨編制盒號。

7 全宗卷的管理

  7. 1 檔案館和保管全宗較多的檔案室，宜將全部館(室) 藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號順序組織排列。
  7. 2 區(qū)分館藏檔案全宗屬類的檔案館，也可按照全宗屬類分別集中管理全宗卷。
  7. 3 保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。
7. 4 檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制。檔案室向檔案館移交檔案時，應同時移交與該批移交檔案相關的全宗卷文件材料。

8 卷盒及目錄格式

8. 1 全宗卷裝具采用無酸紙制作的翻蓋式卷盒。封面與脊背分別設置“全宗號”“全宗名稱”“盒號”等填寫項目，卷盒的外形尺寸為310 mm×220 mm(長 ×寬)，盒脊厚度為30mm 、40mm兩種規(guī)格。卷盒式樣見圖 A. 1。
8. 2 全宗卷文件目錄采用 A4(長 ×寬為 297 mm×210 mm) 紙張、表格形式，設置“類目名稱”“件號”“責任者”“題名”“日期”“備注”等項目。目錄式樣見圖 A. 2。