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時間:2022-11-17 來源:原創(chuàng) 人氣:1391
中華人民共和國國家檔案局2014-12-31發(fā)布2015-08-01實(shí)施
前 言
本標(biāo)準(zhǔn)按照 GB/T 1. 1 — 2009 給出的規(guī)則起草 。
本標(biāo)準(zhǔn)由北京市檔案局(館) 提出 。
本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局歸口 。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位:北京市檔案局(館) 。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:白巍 、單振宇 、楊中營 、田雷 、張益民 。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注 日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
GB/T 2887 — 2011 計算機(jī)場地通用規(guī)范
GB/T 11821 — 2002 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 17235. 1 — 1998 信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第 1 部分:要求和指南
GB/T 17235. 2 — 1998 信息技術(shù) 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼 第 2 部分:一致性測試
GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 20163 — 2006 中國檔案機(jī)讀目錄格式
DA/T 15 — 1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范
DA/T 18 — 1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 38 — 2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3. 1
數(shù)碼照片 digitaIphotos
用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的,以數(shù)字形式存儲于磁帶 、磁盤 、光盤等載體,依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱 讀 、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
3. 2
數(shù)碼照片檔案 digitaIphotographicrecords
機(jī)關(guān) 、團(tuán)體 、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保 存的數(shù)碼照片。
3. 3
EXIF信息 exchangeabIeimagefiIeinformation
數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù) 。
注:主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商 、型號 、拍攝日期和時間 、分辨率 、光圈 、快門 、感光度等信息。
3. 4
照片組 photosgroup
有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。
注:如一次會議、一項(xiàng)活動、一個項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組,全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)。
4 歸檔
4. 1 歸檔范圍
4. 1. 1 記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。
4.1.1.1 本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作 、重大活動 、重要會議的數(shù)碼照片。
4.1.1.2 本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng) 目 、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片。
4.1.1.3 領(lǐng)導(dǎo)人 、著名人物和國際友人參加與本單位 、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片。
4.1.1.4 本單位勞動模范 、先進(jìn)人物及其典型活動的數(shù)碼照片 。
4.1.1.5 本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。
4. 1. 2 記錄本單位 、本地區(qū)重大事件 、重大事故 、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。
4. 1. 3 記錄本地區(qū)地理概貌 、城鄉(xiāng)建設(shè) 、重點(diǎn)工程 、名勝古跡 、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。
4. 1. 4 其他具有保存價值的數(shù)碼照片 。
4. 2 保管期限
數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期,其中定期分為 30年和 10年。
4. 3 歸檔時間
數(shù)碼照片在拍攝完成后,應(yīng)及時整理和歸檔,最遲在第二年 6 月底前完成歸檔。
4. 4 歸檔要求
4. 4. 1 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件,不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和 ExIF信息進(jìn)行修改和處理。
4. 4. 2 對反映同一 內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片,應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔,所選數(shù)碼 照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌,且主題鮮明,影像清晰 、完整 。 反映同 一 場景的數(shù)碼照片 一 般只歸檔 一 張。
4. 4. 3 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為 JPEG、TIFF或 RAW 格式,推薦采用 JPEG格式。
4. 4. 4 歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明 。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由 、時間 、地點(diǎn) 、人物 、背景 、攝影者等要 素,概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。
4. 4. 5 數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔,也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。
4. 4. 6 歸檔時,應(yīng)參照 GB/T 18894— 2002對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí) 、完整 、可用和安全方面的鑒定 、檢測。
5 整理和著錄
5. 1 分類和排列
5. 1. 1 同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。
5. 1. 2 同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。
5. 2 命名
5. 2. 1 整理過程中,應(yīng)對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。
5. 2. 2 數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?. 擴(kuò)展名”格式命名。
保管期限代碼:分別用“YJ”“30”“10”代表永久 、30年 、10年。
年度:為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
照片組號:為 4位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號 。
張?zhí)枺簽?4位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一 照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號 。
示例:
2009年某單位拍攝的一 組 xx工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一 組照片,保管期限為“永久”,存儲格式為 JPEG。則 該組第一 張照片的文件名應(yīng)為:YJ-2009-0001-0001.ipg。
5. 3 著錄
數(shù)碼照片檔案的著錄項(xiàng)目見附錄A,建立數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫時可參見附錄B。
6 存儲和保管
6. 1 存儲結(jié)構(gòu)
數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲 。一般應(yīng)在計算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼 照片檔案”總文件夾,在總文件夾下依次按不同保管期限 、年度和照片組建立層級文件夾,并以保管期限 代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。
示例:
某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū) D盤根目錄下,2009年該單位拍攝的一 組 xx工 作會議的數(shù)碼照片為 2009年第一 組照片,保管期限為“永久”,該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑下:
D:/數(shù)碼照片檔案/YJ/2009/0001/
6. 2 存儲載體
6. 2. 1 數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲在耐久性好的載體上,本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用硬磁盤 、磁帶和 一 次寫光盤作為數(shù)碼 照片檔案長期保存的存儲載體。
6. 2. 2 數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲為一式 3套,一套封存保管,一套供查閱利用,一套異地保存。
6. 2. 3 存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具,且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽,標(biāo)簽上注明載體套別(封 存保管 、查閱利用 、異地保存) 、載體序號 、保管期限 、起始年度 、終止年度和存人日期等。
6. 3 保管
6. 3. 1 在線存儲的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合 GB/T 2887— 2011的要求。
6. 3. 2 離線存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA/T 15— 1995的要求。
6. 3. 3 離線存儲在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管應(yīng)符合 DA/T 38— 2008的要求。
6. 3. 4 對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行 一 次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不低于 10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
6. 3. 5 對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案,應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
7 利用和鑒定銷毀
7. 1 利用
數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行,利用時應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全。
7. 2 鑒定銷毀
依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,對已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。
數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說明
m) 開放狀態(tài):本張照片是否開放的標(biāo)記,開放為“Y”,不開放為“N”。
表 B. 1 數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表
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